Administrative Assistant (Experienced)

Administrative Assistant (Experienced)

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REALISATIONS CLES ATTENDUES
Assistanat auprès de l’équipe :
• Traite toutes les demandes de l’équipe dans les délais et en fonction des priorités ou réoriente si besoin (ex : support déplacements et notes de frais, dépannages divers, accès sur site ou secteur badgé…).
• Gère l’administration du Personnel : procède aux encodages / opérations spécifiques dans les délais (absentéisme hors congés, visites médicales, formations obligatoires, fiches de mutation, accueil nouvel arrivant, départ…).
• Gère les accès informatiques à l’arrivée et au départ du Personnel : commandes de matériels, disques partagés, accès aux salles…
• Organise les réunions récurrentes du service (planification et logistique) et des réunions sur demande des membres de l’équipe (optionnel) : respecte les délais d’organisation, la durée demandée, réserve les salles, envoie les invitations aux participants, transmet l’ordre du jour et le lieu.
• Rédige les comptes rendus des réunions. (optionnel)
• Organise la logistique des déplacements du Manager via les outils à disposition. (optionnel)
• Applique et fait connaître les règles d’archivages des documents (confidentialité et conservation).
• Archive les documents légaux et règlementaires.
Gestion des achats de l’entité :
• Gère les commandes et demandes d’achats de son entité en utilisant les outils à disposition en fonction des besoins du service et des demandes ponctuelles.
• Réceptionne les demandes d’achats et transmet les factures sans commande au prestataire externe.
• Applique les règles des achats et sensibilise l’équipe.
• Valide les factures sans commande. (optionnel)
• Suit le budget des achats externes : fournitures, prestataires…. (optionnel)
Relais de l’information :
• Assure le relais de l’information nécessaire au bon fonctionnement de l’entité : diffuse les informations dans les délais par le biais du Manager et/ou par mail avec les listes de diffusion adéquates et/ou assure la mise à jour du panneau d’affichage lorsque nécessaire.
• Diffuse les notes de l’entité et les notes du Groupe.
• Rédige les notes de l’entité. (optionnel)
• Met à jour les différentes listes (diffusion, organigramme…).
Accueil et Image du service :
• Accueille chaque visiteur ou interlocuteur téléphonique (hors entité ou externe), oriente et donne une réponse adaptée à son besoin.